Henkilötietojen käsittelysopimus

Rekisterinpitäjä: tilauksessa yksilöity asiakas. Käsittelijä: Selko Consulting. Y-tunnus 3660597-6, alv-tunnus FI36605976. Atlantinkatu 7 B 77, 00220 Helsinki. Yhteydenotot tietosuoja-asioissa: info@selkoconsulting.com.

Asiakas päättää, mitä henkilötietoja käsitellään ja mihin tarkoitukseen. Me käsittelemme henkilötietoja vain asiakkaan lukuun ja asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaan.

Henkilötietojen käsittelyä koskevassa ristiriidassa tämä sopimus menee tilauksen ja toimitusehtojen edelle. Muissa asioissa etusijajärjestys on toimitusehtojen mukainen. Jos tietosuoja-asetuksen pakottava säännös on ristiriidassa tämän sopimuksen kanssa, sovelletaan asetusta.

Sopimus koskee kaikkia asiakkaan tilauksia, joissa käsittelemme henkilötietoja, ellei tilauskohtaisesti sovita toisin. Jokaisen tilauksen käsittelyn kuvaus kirjataan liitteeseen 1.

Käsittelyn kohde, luonne, tarkoitus, kesto, henkilötietoryhmät ja rekisteröityjen ryhmät kuvataan tilauskohtaisesti liitteessä 1 (kohta 12). Tyypillisiä käsittelyjä ovat asiakaspalveluviestien luokittelu ja vastausluonnosten laatiminen, sisäisten dokumenttien haettavaksi muuntaminen, tietojen siirto järjestelmien välillä sekä raportointinäkymien koostaminen.

Käsittelemme henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin toimituksen rakentaminen, testaaminen, luovutus ja sovittu ylläpito edellyttävät. Emme käsittele erityisiä henkilötietoryhmiä (esimerkiksi terveystietoja tai ammattiliiton jäsenyyttä) emmekä rikostuomioita koskevia tietoja, ellei siitä ole sovittu liitteessä 1 nimenomaisesti ja ellei asiakas ole osoittanut käsittelylle laillista perustetta.

Käsittely kestää tilauksen ja siihen liittyvän ylläpidon ajan sekä kohdan 7 mukaisen poisto- tai palautusajan.

Käsittelemme henkilötietoja vain asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaan. Tilaus, tämä sopimus ja liite 1 ovat asiakkaan ohjeet. Lisäohjeet annetaan kirjallisesti, ja sähköposti riittää. Jos ohje on mielestämme tietosuoja-asetuksen tai muun lain vastainen, ilmoitamme siitä asiakkaalle viipymättä ja voimme keskeyttää ohjeen mukaisen käsittelyn, kunnes asia on selvitetty.

Jos EU:n tai jäsenvaltion laki velvoittaa meidät käsittelemään henkilötietoja muutoin kuin asiakkaan ohjeiden mukaan, ilmoitamme siitä asiakkaalle ennen käsittelyä, ellei laki kiellä ilmoittamista.

Pidämme henkilötiedot salassa. Henkilötietoihin on pääsy vain niillä, jotka tekevät toimitusta, ja he ovat sitoutuneet salassapitoon. Jos käytämme apuna toista henkilöä, hän sitoutuu kirjalliseen salassapitoon ennen pääsyä tietoihin, ja ilmoitamme siitä asiakkaalle etukäteen.

Toteutamme tietosuoja-asetuksen 32 artiklan mukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet. Vähintään seuraavat ovat aina käytössä:

• Vähimpien oikeuksien periaate: pyydämme vain ne käyttöoikeudet, joita toimitus edellyttää, ja pyydämme niiden poistamista, kun tarve päättyy.
• Asiakkaan omat tilit: toimitus rakennetaan oletuksena asiakkaan omille tileille, jolloin tiedot pysyvät asiakkaan hallinnassa. Poikkeuksena Ylläpito Plus, jossa tilit ovat meidän ja tästä sovitaan tilauksessa erikseen.
• Luonnos ensin: toimitus tuottaa luonnoksia, jotka ihminen hyväksyy ennen toimenpidettä. Automaattinen lähettäminen otetaan käyttöön vain asiakkaan kirjallisesta pyynnöstä.
• Lokitus: toimituksen tekemät käsittelytoimet kirjataan alustan lokiin, josta ne ovat asiakkaan tarkastettavissa.
• Monivaiheinen tunnistautuminen kaikilla tileillä, joilla henkilötietoihin on pääsy.
• Salaus siirrossa ja levossa käytettyjen alustojen toteuttamana. Emme käytä alustoja, jotka eivät salaa tietoja siirrossa.
• Pysäytysmahdollisuus: toimitus voidaan pysäyttää välittömästi sekä asiakkaan että meidän toimestamme.
• Ei paikallisia kopioita: agenttituotteiden tietoja tai niiden varmuuskopioita ei tallenneta omille laitteillemme. Räätälöidyissä toimituksissa emme lataa henkilötietoja omille laitteillemme muutoin kuin testauksen välttämättä edellyttämässä laajuudessa, ja tällaiset kopiot poistetaan hyväksynnän jälkeen.
• Testiaineisto: rakennus- ja testausvaiheessa käytetään keksittyä tai anonymisoitua aineistoa aina kun se on mahdollista.

Asiakas antaa yleisen ennakkoluvan käyttää liitteessä 2 (kohta 13) lueteltuja alikäsittelijöitä. Tilauskohtaisesti käytettävät alikäsittelijät nimetään liitteessä 1, ja vain ne ovat käytössä kyseisessä toimituksessa.

Ilmoitamme asiakkaalle kirjallisesti uudesta alikäsittelijästä tai alikäsittelijän vaihtumisesta vähintään 14 päivää ennen kuin alikäsittelijä saa pääsyn henkilötietoihin. Asiakas voi vastustaa muutosta kirjallisesti tämän ajan kuluessa perustellusta tietosuojaan liittyvästä syystä. Jos vastustukseen ei löydy kohtuullista ratkaisua, asiakas voi irtisanoa kyseisen toimituksen tai ylläpidon päättymään ilman irtisanomisaikaa siltä osin kuin muutos sitä koskee.

Teemme jokaisen alikäsittelijän kanssa kirjallisen sopimuksen, joka asettaa alikäsittelijälle vähintään tätä sopimusta vastaavat tietosuojavelvoitteet. Vastaamme asiakkaalle alikäsittelijän toiminnasta kuin omastamme.

Kun toimitus rakennetaan asiakkaan omille tileille, asiakas on itse sopimussuhteessa alustaan (esimerkiksi Make tai Anthropic), ja alusta on tällöin asiakkaan oma käsittelijä, ei meidän alikäsittelijämme. Autamme asiakasta alustan käsittelysopimuksen hyväksymisessä ja asetuksissa.

Jos rekisteröity esittää meille pyynnön, joka koskee asiakkaan lukuun käsiteltyjä tietoja, ohjaamme pyynnön asiakkaalle viipymättä emmekä vastaa siihen itse, ellei asiakas ohjeista toisin.

Autamme asiakasta vastaamaan rekisteröityjen pyyntöihin (pääsy, oikaisu, poisto, rajoittaminen, siirto, vastustaminen) siltä osin kuin se on mahdollista käsittelyn luonne huomioon ottaen. Käytännössä tämä tarkoittaa tietojen etsimistä, otteen toimittamista tai tietojen poistamista toimituksen käsittelemistä järjestelmistä.

Autamme asiakasta 32 artiklan mukaisen tietoturvan toteuttamisessa, 33 ja 34 artiklan mukaisissa ilmoituksissa, 35 artiklan mukaisessa tietosuojaa koskevassa vaikutustenarvioinnissa sekä 36 artiklan mukaisessa ennakkokuulemisessa antamalla käytettävissämme olevat tiedot käsittelystä.

Avustaminen, joka kuuluu toimituksen tavanomaiseen dokumentointiin, on maksutonta. Muu avustaminen, esimerkiksi laaja vaikutustenarviointi tai toistuvat laajat tietopyynnöt, laskutetaan tilauksessa sovitun tuntihinnan mukaan tai, jos sitä ei ole sovittu, kohtuullisen työmäärän mukaan sovittuamme siitä ensin kirjallisesti.

Ilmoitamme asiakkaalle henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 48 tunnin kuluessa siitä, kun olemme saaneet sen tietoomme. Ilmoitus tehdään asiakkaan liitteessä 1 nimeämälle yhteyshenkilölle sähköpostilla ja tarvittaessa puhelimella.

Ilmoitus sisältää sen, mitä tiedämme ilmoitushetkellä, ja täydennämme sitä sitä mukaa kuin selvitys etenee:

• mitä tapahtui, milloin ja miten se havaittiin,
• mitä henkilötietoryhmiä ja rekisteröityjen ryhmiä loukkaus koskee ja arvio niiden määrästä,
• mitä järjestelmiä tai alikäsittelijöitä loukkaus koskee,
• loukkauksen todennäköiset seuraukset,
• toimenpiteet, jotka olemme tehneet tai ehdotamme loukkauksen rajoittamiseksi ja toistumisen estämiseksi,
• yhteyshenkilö lisätietoja varten.

Kun toimitus tai ylläpito päättyy, poistamme tai palautamme asiakkaan valinnan mukaan kaikki asiakkaan lukuun käsitellyt henkilötiedot 30 päivän kuluessa päättymisestä ja poistamme olemassa olevat kopiot, ellei EU:n tai jäsenvaltion laki edellytä tietojen säilyttämistä.

Kun toimitus on asiakkaan omilla tileillä, tiedot ovat jo asiakkaan hallinnassa. Tällöin poistamme omat käyttöoikeutemme ja mahdolliset testikopiot ja vahvistamme sen kirjallisesti.

Ylläpito Plus -tasolla palautamme konfiguraation ja tiedot asiakkaalle vietävässä muodossa ennen poistoa. Alustojen omat varmuuskopiot poistuvat alustan omien säilytysaikojen mukaan.

Toimitamme pyynnöstä kirjallisen vahvistuksen poistosta.

Annamme asiakkaalle kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen 28 artiklan velvoitteiden noudattamisen osoittamiseksi. Ensisijainen tarkastustapa on kirjallinen: asiakas esittää kysymykset, ja vastaamme niihin 14 päivän kuluessa ja toimitamme tarvittavat asiakirjat, kuten kuvauksen tietoturvatoimista, alikäsittelijäsopimukset ja alustojen sertifikaatit tai vastaavat selvitykset.

Jos kirjallinen selvitys ei riitä, asiakas tai asiakkaan valtuuttama riippumaton tarkastaja voi tehdä tarkastuksen paikan päällä tai etäyhteydellä enintään kerran vuodessa ilmoittamalla siitä kirjallisesti vähintään 30 päivää etukäteen. Tarkastus tehdään tavanomaisena työaikana, se rajoitetaan asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn, eikä se saa vaarantaa muiden asiakkaiden tietoja. Tarkastaja sitoutuu salassapitoon.

Asiakas vastaa tarkastuksen kustannuksista, mukaan lukien meidän kohtuullinen työaikamme tilauksessa sovitun tuntihinnan mukaan. Jos tarkastus paljastaa olennaisen puutteen, jonka korjaaminen kuuluu meille, vastaamme omasta työajastamme itse.

Tarkastus voidaan tehdä useammin kuin kerran vuodessa, jos valvontaviranomainen sitä edellyttää tai jos tietoturvaloukkaus antaa siihen perustellun syyn.

Agenttituotteiden tiedot ja varmuuskopiot tallennetaan EU:ssa: tietokanta Supabasen palvelussa Tukholmassa ja salatut varmuuskopiot Cloudflare R2 -tallennuspalvelussa, jonka sijainniksi on rajattu EU. Omille laitteillemme niitä ei tallenneta.

Käsittelemme henkilötietoja EU:ssa ja ETA-alueella. Siirrämme henkilötietoja ETA:n ulkopuolelle tai annamme niihin pääsyn ETA:n ulkopuolelta vain tietosuoja-asetuksen V luvun edellytyksin: komission tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen nojalla (mukaan lukien EU-US Data Privacy Framework siihen sertifioitujen yhtiöiden osalta) tai komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden nojalla täydennettynä tarvittavilla lisätoimenpiteillä.

Liitteessä 2 mainitut alustat ovat osin yhdysvaltalaisia yhtiöitä. Niiden siirtoperuste on merkitty liitteeseen. Kielimallirajapinnat käsittelevät niille lähetetyn sisällön Yhdysvalloissa, ellei EU-datasijaintia ole valittu ja ellei sitä ole liitteessä 1 sovittu.

Asiakas voi kieltää tietyn siirron liitteessä 1. Tällöin rajaamme toimituksen alustoihin, jotka täyttävät asiakkaan vaatimuksen, ja vaikutus toimituksen sisältöön ja hintaan sovitaan tilauksessa.

Vastuu tämän sopimuksen rikkomisesta määräytyy tilauksen ja toimitusehtojen vastuunrajoitusten mukaan. Vastuunrajoitukset eivät rajoita rekisteröidyn oikeutta korvaukseen tietosuoja-asetuksen 82 artiklan nojalla eivätkä osapuolten välistä vastuunjakoa siltä osin kuin asetus siitä pakottavasti säätää.

Kumpikin osapuoli vastaa itselleen mahdollisesti määrättävistä hallinnollisista seuraamusmaksuista.

Jos rekisteröity tai viranomainen esittää vaatimuksen, osapuolet ilmoittavat siitä toisilleen viipymättä ja toimivat yhteistyössä vaatimuksen käsittelyssä.

Sopimus tulee voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen hyväksyneet kirjallisesti, ja se on voimassa niin kauan kuin käsittelemme henkilötietoja asiakkaan lukuun. Sopimus päättyy, kun kohdan 7 mukainen poisto tai palautus on tehty ja vahvistettu.

Sopimuksen muutokset tehdään kirjallisesti. Alikäsittelijälistan muutokset tehdään kohdan 4 mukaisesti.

Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia, ja erimielisyydet ratkaistaan toimitusehtojen mukaisesti.

Tämä liite täytetään jokaiselle tilaukselle ja liitetään tarjoukseen. Se on asiakkaan dokumentoitu ohje käsittelystä.

Seuraavat alikäsittelijät on hyväksytty yleisellä ennakkoluvalla. Tilauksessa käytetään vain liitteessä 1 nimettyjä. Kun toimitus rakennetaan asiakkaan omille tileille, alusta on asiakkaan oma käsittelijä (kohta 4), ja taulukko on tällöin tiedoksi. Agenttituotteissa (tilitoimistoille, isännöintitoimistoille ja urakoitsijoille) asiakkaan viestejä käsittelevät taulukon rivit, joiden tarkoituksessa agenttituotteet mainitaan.

Kohdassa 3 luetellut toimenpiteet ovat aina käytössä. Lisäksi noudatamme seuraavaa:

• Käyttöoikeuksien tarkistus: käymme läpi omat käyttöoikeutemme asiakkaan järjestelmiin jokaisen toimituksen hyväksynnän yhteydessä ja pyydämme tarpeettomien poistoa.
• Salasanat ja avaimet: rajapinta-avaimet ja tunnukset säilytetään salasanahallinnassa, ei sähköpostissa, viesteissä tai koodissa.
• Laitteet: työlaitteet on salattu ja lukittu, ja käyttöjärjestelmän päivitykset pidetään ajan tasalla.
• Varmuuskopiot: agenttituotteiden tietokannasta otetaan joka yö salattu varmuuskopio (AES-256-GCM, avain vain käsittelijällä) Cloudflare R2 -tallennuspalveluun, jonka sijainniksi on rajattu EU. Kopiot poistetaan 14 päivän kuluttua. Varmuuskopioita ei tallenneta käsittelijän omille laitteille. Varmuuskopiointi otetaan käyttöön ennen ensimmäistä asiakasta.
• Kielimallien käyttö: kielimallille lähetetään vain se osa tiedosta, jota tehtävä edellyttää. Henkilötietoja ei lähetetä kuluttajaversioihin, vain rajapintoihin, joita koskee käsittelysopimus.
• Muutosten hallinta: tuotannossa olevaan toimitukseen tehtävät muutokset testataan ensin ja kirjataan dokumentaatioon.
• Loukkausten käsittely: havaittu poikkeama kirjataan, toimitus pysäytetään tarvittaessa, ja asiakkaalle ilmoitetaan kohdan 6 mukaisesti.