Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä: Ville Alén (yksityinen elinkeinonharjoittaja, markkinointinimi Selko Consulting). Y-tunnus 3660597-6, alv-tunnus FI36605976. Atlantinkatu 7 B 77, 00220 Helsinki. Yhteydenotot tietosuoja-asioissa: info@selkoconsulting.com.

Rekisterinpitäjän tunnistetiedot muuttuvat, kun toiminta rekisteröidään kaupparekisteriin. Siihen asti rekisterinpitäjänä on yllä nimetty, koska rekisteröimätön nimi ei voi kantaa oikeuksia tai velvollisuuksia eikä vastata rekisteröidyn pyyntöön. Päivitämme tämän kohdan rekisteröinnin yhteydessä, ja päivityspäivä näkyy selosteen yläreunassa.

Meillä ei ole tietosuojavastaavaa, koska laki ei sitä tässä toiminnassa edellytä. Kaikki tietosuojaa koskevat yhteydenotot käsittelee rekisterinpitäjä itse.

Seloste koskee neljää asiaa: sivuston käyttöä, kävijälaskentaa, yhteydenottolomaketta ja yritysasiakkaiden prospektointia sähköpostitse. Lisäksi kuvaamme lyhyesti, miten käsittelemme asiakkaidemme yhteyshenkilöiden tietoja laskutuksessa ja yhteydenpidossa.

Seloste ei koske henkilötietoja, joita käsittelemme asiakkaan lukuun toimeksiannoissa (esimerkiksi asiakkaan asiakaspalveluviestit tai sisäiset dokumentit). Niissä asiakas on rekisterinpitäjä ja me käsittelijä, ja käsittelystä sovitaan käsittelysopimuksella.

Sivusto ei aseta evästeitä eikä muita vastaavia tunnisteita selaimeen. Sivusto ei lataa mitään kolmansien osapuolten palvelimilta: ei fontteja, ei analytiikkaa, ei upotuksia, ei mainontaa. Fontit ja muut tiedostot tarjotaan omalta palvelimeltamme. Ainoa selaimeen tallennettava tieto on valitsemanne teema (tumma tai vaalea). Se ei tunnista teitä, eikä sitä lähetetä meille.

Kun selaimenne hakee sivun, palvelin käsittelee pyynnön teknisesti (IP-osoite, selaintiedot, pyydetty sivu) toimittaakseen sivun. Sivuston tarjoaa Cloudflare, Inc. (Workers): pyyntö käsitellään Cloudflaren verkossa lähimmässä konesalissa, ja palvelinfunktiot ajetaan ensisijaisesti Pohjois-Euroopassa. Emme tallenna näitä teknisiä pyyntötietoja omiin järjestelmiimme. Cloudflaren omiin teknisiin lokeihin sovelletaan Cloudflaren ehtoja.

Laskemme sivunäytöt ja muutamia nimettömiä tapahtumia omalla palvelimellamme omaan tietokantaamme. Laskentaan ei käytetä kolmannen osapuolen analytiikkapalvelua, evästeitä, selaimen tallennustilaa eikä selaintunnisteita. IP-osoitteita ei tallenneta. Teemavalinta (kohta 3) ei liity laskentaan.

Tallennamme vain päiväkohtaisia laskureita: sivun osoite ja kieli, viittaavan sivuston toimialue, sähköpostikampanjan koodi, päänappien painallukset, demon käyttö, hintasivun välilehdet sekä sivulla vietetty aika ja vierityssyvyys. Kampanjakoodi on sama kaikille saman lähetyserän vastaanottajille, joten se ei yksilöi ketään.

Laskenta kertoo meille, mitä sivuja katsotaan ja kuinka paljon. Se ei kerro, kuka niitä katsoo, eikä yksittäisestä kävijästä jää riviä. Laskennan tietokanta on Supabase Inc.:n palvelussa Tukholmassa, Ruotsissa.

Käsittelyn oikeusperuste siltä osin kuin laskentaan liittyy henkilötietojen käsittelyä pyynnön hetkellä: oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta), sivuston toimivuuden ja sisällön seuraaminen.

Kun lähetätte yhteydenottolomakkeen tai maksuttoman pikakartoituksen lomakkeen, tallennamme antamanne nimen, yrityksen, sähköpostiosoitteen ja viestin tai viisi vastaustanne sekä sen, kumpaa lomaketta käytitte. Tiedot tallennetaan Supabase Inc.:n tietokantaan Tukholmassa, Ruotsissa. Molempia koskee sama säilytysaika.

Väärinkäytön estämiseksi tallennamme lähetyksen yhteydessä IP-osoitteestanne yksisuuntaisen tiivisteen (ei itse osoitetta) ja lähetysten määrän tunneittain. Tiiviste lasketaan salaisella lisäarvolla, joten sitä ei voi muuttaa takaisin osoitteeksi. Rivit poistetaan, kun ne ovat yli kaksi tuntia vanhoja; poisto tehdään seuraavan lähetyksen yhteydessä ja joka päivä ajettavassa siivouksessa. Tiivistettä ei liitetä yhteydenottonne tietoihin.

Uudesta yhteydenotosta voidaan lähettää meille hälytysviesti sähköpostipalvelun kautta omaan sähköpostilaatikkoomme. Hälytysviesti sisältää lomakkeen tiedot. Sähköpostipalvelu ja sähköpostilaatikkomme tarjoaja on nimetty alikäsittelijälistassa (kohta 8).

Käyttötarkoitus: yhteydenottoon vastaaminen, kartoituksen sopiminen ja tarjouksen laatiminen. Oikeusperuste: oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta), joka on teidän pyyntöönne vastaaminen. Jos olette itse sopimuksen osapuoli (esimerkiksi yksityinen elinkeinonharjoittaja), oikeusperuste on sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen pyynnöstänne (6 artiklan 1 kohdan b alakohta).

Säilytys: 12 kuukautta viimeisestä yhteydenpidosta, ellei asiakassuhde synny. Jos asiakassuhde syntyy, tiedot siirtyvät asiakastietoihin (kohta 7).

Lomakkeen lähettäminen ei ole pakollista. Voitte ottaa yhteyttä myös suoraan sähköpostilla, jolloin viestinne käsitellään sähköpostissamme samoilla perusteilla.

Etsimme mahdollisia yritysasiakkaita Suomesta ja lähetämme heille sähköpostia palveluistamme. Markkinointi kohdistuu yrityksiin ja yhteisöihin, ei kuluttajiin. Suoramarkkinointi yhteisölle on Suomessa sallittua, jollei yhteisö ole sitä kieltänyt (laki sähköisen viestinnän palveluista).

Keräämämme tiedot: yrityksen nimi, Y-tunnus, yrityksen yleinen sähköpostiosoite (esimerkiksi info@ tai myynti@), verkkosivun osoite, toimiala, alue sekä tieto siitä, mistä tieto on peräisin. Emme kerää henkilökohtaisia sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita emmekä profiloi henkilöitä. Jos yrityksen yleinen osoite on muotoa etunimi.sukunimi@, se on henkilötieto, ja käsittelemme sitä tämän kohdan mukaisesti.

Tietolähteet: Patentti- ja rekisterihallituksen avoin data (avoindata.prh.fi) ja yrityksen oma verkkosivusto. Emme osta osoitelistoja.

Oikeusperuste: oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Etumme on tarjota palveluita yrityksille, joille ne voivat olla hyödyllisiä. Olemme arvioineet, että käsittely on vaikutuksiltaan vähäistä, koska tiedot ovat yritysten itsensä julkaisemia yleisiä yhteystietoja, viestejä lähetetään harvoin ja poistuminen on välitöntä.

Kieltäminen: jokaisessa viestissä on ohje, miten markkinoinnin voi kieltää. Kielto astuu voimaan heti, ja poistamme prospektitiedot.

Jotta kielto pitää myös sen jälkeen, kun prospektitiedot on poistettu, säilytämme kielletystä osoitteesta pysyvästi vain yksisuuntaisen tiivisteen (HMAC-SHA256 salaisella avaimella), tarvittaessa myös toimialueesta. Tiivistettä ei voi muuttaa takaisin osoitteeksi, eikä sen rinnalla säilytetä nimeä tai muuta tietoa. Jokainen uusi tuonti ja lähetyserä tarkistetaan tiivistettä vasten. Oikeusperuste: oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta) ja velvollisuutemme noudattaa kieltoa (21 artikla).

Toistaiseksi käsittelemme vain suomalaisten yritysten tietoja. Jos aloitamme prospektoinnin muissa maissa, päivitämme tämän kohdan ennen sitä.

Säilytys: 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta, ellei liikesuhde synny. Liikesuhteen syntyessä tiedot siirtyvät asiakastietoihin (kohta 7).

Tämän kohdan tiedot on saatu muualta kuin rekisteröidyltä itseltään (14 artikla). Kerromme tästä käsittelystä ensimmäisessä viestissämme linkillä tähän selosteeseen.

Kun asiakassuhde syntyy, käsittelemme asiakkaan yhteyshenkilöiden nimen, työsähköpostin, puhelinnumeron ja tehtävänimikkeen sekä tilaukseen, laskutukseen ja yhteydenpitoon liittyvät viestit ja asiakirjat. Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano (6 artiklan 1 kohdan b alakohta) ja oikeutettu etu yhteydenpidossa yrityksen edustajien kanssa (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Laskut ja niiden perusteena olevat asiakirjat säilytetään kirjanpitolain vaatiman ajan: tositteet 6 vuotta ja kirjanpitokirjat 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Oikeusperuste: lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

Muu asiakassuhteen kirjeenvaihto säilytetään asiakassuhteen ajan ja 3 vuotta sen päättymisen jälkeen mahdollisten vaatimusten käsittelemiseksi.

Sähköpostimme on Zoho Mailin EU-palvelussa (kohta 8).

Tilauksen hyväksyntätietue: kun asiakas hyväksyy tarjouksen hyväksyntäsivulla tai sovelluksessa, tallennamme hyväksyjän nimen, tehtävänimikkeen ja työsähköpostin, yrityksen tiedot, rastitetut hyväksynnät sanatarkasti, hyväksyttyjen ehtojen ja käsittelysopimuksen version ja tiivisteen sekä ajan. IP-osoitetta emme tallenna. Tarkoitus: osoittaa, mitä on sovittu. Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano (6 artiklan 1 kohdan b alakohta) ja oikeutettu etu mahdollisten vaatimusten käsittelyssä. Säilytys: sopimuksen ajan ja 10 vuotta sen päättymisestä kirjanpidon ja vaatimusten vuoksi.

Emme myy emmekä luovuta henkilötietoja markkinointitarkoituksiin. Tietoja käsittelevät puolestamme seuraavat palveluntarjoajat. Osa niistä koskee vain asiakastoimeksiantoja, ei sivustoa; se on merkitty taulukkoon.

Tiedot voidaan luovuttaa viranomaiselle, jos laki sitä edellyttää.

Tiedot tallennetaan EU:ssa; osa palveluntarjoajista on yhdysvaltalaisia yhtiöitä, jotka voivat päästä tietoihin Yhdysvalloista EU-US Data Privacy Framework -järjestelyn tai EU:n vakiosopimuslausekkeiden nojalla.

Kielimallirajapinnat (Anthropic, OpenAI) käsittelevät niille lähetetyn sisällön Yhdysvalloissa, ellei EU-datasijaintia ole valittu. Niitä käytetään vain asiakastoimeksiannoissa, ei sivuston tai yhteydenottolomakkeen tietojen käsittelyyn.

Voitte pyytää meiltä jäljennöksen käytetyistä siirtoperusteista osoitteesta info@selkoconsulting.com.

Poistamme tiedot, kun niiden käyttötarkoitus on päättynyt, seuraavasti:

• Kävijälaskenta: ei henkilötietoja säilytettävässä muodossa.
• Yhteydenottolomake: 12 kuukautta viimeisestä yhteydenpidosta, ellei asiakassuhde synny.
• Yhteydenottolomakkeen IP-tiiviste ja lähetysmäärät: enintään kaksi tuntia.
• Prospektitiedot: 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta, ellei liikesuhde synny.
• Markkinointikielto: osoitteen yksisuuntainen tiiviste pysyvästi, jotta kieltoa voidaan noudattaa. Ei osoitetta eikä nimeä.
• Asiakkaan yhteyshenkilöt ja kirjeenvaihto: asiakassuhteen ajan ja 3 vuotta sen jälkeen.
• Laskut ja tositteet: 6 vuotta; kirjanpitokirjat 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
• Tilauksen hyväksyntätietue: sopimuksen ajan ja 10 vuotta sen jälkeen.

Agenttituotteiden tiedot ja varmuuskopiot tallennetaan EU:ssa: tietokanta Supabasen palvelussa Tukholmassa ja salatut varmuuskopiot (AES-256-GCM, avain vain meillä) Cloudflare R2 -tallennuspalvelussa, jonka sijainniksi on rajattu EU. Kopiot poistetaan 14 päivän kuluttua. Omilla laitteillamme ei säilytetä kopioita. Varmuuskopiointi otetaan käyttöön ennen ensimmäistä asiakasta.

Tiedot on suojattu käyttäjätunnuksin ja monivaiheisella tunnistautumisella. Palveluntarjoajat salaavat tiedot siirrossa ja levossa. Pääsy tietoihin on vain rekisterinpitäjällä. Prospektilistaa ja yhteydenottoja säilytetään vain tässä selosteessa nimetyissä palveluissa, ei esimerkiksi taulukkolaskentatiedostoina sähköpostin liitteinä.

Jos tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa riskin oikeuksillenne, ilmoitamme siitä teille ja tietosuojavaltuutetulle asetuksen edellyttämällä tavalla.

Teillä on oikeus saada tietää, käsittelemmekö tietojanne, ja saada jäljennös tiedoista; oikeus pyytää virheellisen tiedon oikaisua; oikeus pyytää tietojen poistamista; oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista; oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä; sekä oikeus siirtää antamanne tiedot toiseen järjestelmään siltä osin kuin käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.

Suoramarkkinoinnin voitte kieltää milloin tahansa ilman perusteluja, ja kielto astuu voimaan heti.

Pyynnöt lähetetään osoitteeseen info@selkoconsulting.com. Vastaamme kuukauden kuluessa. Voimme pyytää tarkentamaan pyyntöä tai varmistamaan henkilöllisyytenne, jos se on tarpeen tietojen suojaamiseksi. Pyynnön toteuttaminen on maksutonta, ellei pyyntö ole ilmeisen perusteeton tai kohtuuton.

Jos katsotte, että käsittelemme tietojanne lainvastaisesti, teillä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa se on Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi.

Päivitämme selostetta, kun käsittely muuttuu, esimerkiksi kun toiminta rekisteröidään tai kun alikäsittelijä vaihtuu. Päivityspäivä näkyy selosteen yläreunassa. Olennaisista muutoksista prospektien tai asiakkaiden käsittelyyn kerromme seuraavassa yhteydenotossamme.